Tanda Tangan Digital: Approval Nggak Rempong Lagi!

Lagi dikejar deadline pekerjaan yang harus ditanda tangani bos dan ternyata si bos lagi liburan di Nusa Dua Bali Indonesia...Rasanya pengen cakar-cakar tembok. Si bos santai liburan di tempat eksotis, di kantor aku ketar-ketir. Pernah juga butuh tanda tangan bos dan si bos lagi di kantor cabang, mau nggak mau harus fax dong ya. Oke kalau satu dua lembar nggak masalah. Lah kalau yang harus diapprove itu dokumen pembelian sebendel tebel? Kebayang nggak tuh berapa biayanya? Ya aku sih bodo amat ya, perusahaan ini yang bayar. Tapi coba deh kalau itu terjadi di perusahaan kita sendiri?*ngayal boleh dong ya.

Ini pemborosan. Betul nggak? Saat itu tahun 2009 dan aku sempat berkhayal, suatu saat ada teknologi digital yang memungkinkan approval data dari jarak jauh. Sekitar tahun 2013, aku mulai mempelajari sistem SAP, atau system application and product. Teknologi ini sangat memudahkan untuk update data pembelian dan stok gudang. Tapi pengembangannya mandek di tengah jalan dan akhirnya kembali ke administrasi 'zaman purba'. Cara seperti ini masih bertahan sampai aku resign di tahun 2014.

***

Lamunanku buyar. Aku kemudian sadar bahwa saat ini aku sedang mengikuti workshop pembuatan tanda tangan digital yang diselenggarakan Ditjen Aptika dan Menkominfo. Sebuah workshop yang sukses membuatku melamun ke masa lalu. Proyek tanda tangan digital adalah sebuah gebrakan yang bagus di dunia teknologi informasi. Tanda tangan digital ini adalah salah satu program Sistem Verifikasi Online yang sedang digalakkan Menkominfo. Sangat tertarik dengan workshop ini, karena ini adalah program yang sangat mendukung program hemat energi. Bisa dibayangkan dong kalau dengan teknologi elektronik seperti ini, berapa banyak kertas yang bisa dihemat. Apalagi kalau yang berwenang memberikan approval atau tanda tangan sedang tidak ditempat, padahal filenya urgent. Kalau dahulu sih pasti di fax dan dikirim balik lagi. Coba hitung berapa biaya faxnya? Terus untuk 1 dokumen saja, berapa lembar kertas tersia-sia? Dengan digital, semua tinggal sekali klik. Tidak perlu biaya kirim atau pun biaya kertas.

Teknis pembuatan tanda tangan digital itu seperti apa sih?

Nah, teknis pembuatan tanda tangan digital itu dijelaskan di workshop ini. Pertama, kita perlu membuat akun di https://rakominfo.rootca.or.id/

Kedua, daftar dengan NIK dan alamat email yang valid. Jangan sampai salah, karena kalau tidak akan menyulitkan verifikasi berikutnya.

Ketiga, lakukan verifikasi ke pihak kominfo. Kalau kemarin pas acara sih sudah banyak berjajar petugas kominfo yang siap memverifikasi KTP kita. 

Keempat, kita akan mendapat email dari KominfoCA Registration Authority, cari kolom yang menyebutkan user ID dan password. Masuk lagi ke https://rakominfo.rootca.or.id/ untuk menerbitkan sertifikat kita. PERHATIAN, harap download sertifikat di laptop yang akan digunakan seterusnya untuk approval. Karena untuk mencegah tanda tangan disalah gunakan, maka hanya dari laptop pemilik tanda tangan sendirilah yang bisa memberikan approval.

Kelima, unduh sertifikat digital kita. Format filenya P12. Pastikan internet bagus karena unduhan hanya dapat dilakukan sekali saja.

Keenam, import tanda tangan ke windows dengan cara dobel klik dan ikuti petunjuk (next) sampai finish. 

Ketujuh. Coba buka file PDF atau pun microsoft word di laptop kita, dan pilih menu "Add a digital signature", and yess, dokumen berhasil dibubuhkan tanda tangan

Tampilan tanda tangan digitalku.

Keterangan lengkap ada di PDF ini: http://www.sivion.id/downloads/sivionManual.pdf

Praktis dan mudah. Semoga saja proyek ini berhasil diimplementasikan dengan baik. Targetnya sih, semua dokumen pemerintahan bakal menggunakan sistem elektronik. Aku dukung banget nih! Karena selain ramah lingkungan, juga sangat menghemat budget untuk biaya adminstrasi. Semoga masyarakat Indonesia juga semakin terbiasa dengan segala hal yang berbentuk elektronik.